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So arbeitest du mit zwelvo.

Jeder Bereich, Schritt für Schritt erklärt — dieselben Erklärungen, die dir zwelvo auch in der Software gibt. Diese Seite wächst automatisch mit jeder neuen Fähigkeit.

Grundschutz

Das hier ist dein Grundschutz — den habe ich dir fest eingebaut. Alles, was du mir anvertraust, liegt auf Servern in Deutschland, wird verschlüsselt übertragen und täglich gesichert — und gehört dir: Den vollständigen Export gibt es jederzeit mit einem Klick im Konto. Hast du eine Webseite, passe ich zusätzlich rund um die Uhr auf Erreichbarkeit und Zertifikat auf.

  1. Der Grundschutz läuft von allein: Deine Daten liegen auf Servern in Deutschland, werden verschlüsselt übertragen und täglich gesichert — und hast du Webseiten, prüfe ich alle 15 Minuten die Erreichbarkeit und zweimal täglich das Zertifikat.
  2. Wenn etwas schiefgeht, findest du es im Überblick als Befund — mit einer Empfehlung, was zu tun ist. „Erledigt" schließt ihn, „Ignorieren" heißt: dazu sage ich nie wieder etwas.
  3. Neue Webseiten nimmst du oben im Website-Menü auf — ab dann laufen sie automatisch bei allen Prüfungen mit.

Google Ads

Dein Werbe-Wächter: Ich schaue täglich in deine Google-Ads-Suchbegriffe und finde die, die Geld kosten, aber nichts bringen — Streuverlust in Euro, nicht in Bauchgefühl. Dafür verbindest du einmal dein Werbekonto im Werbung-Menü.

  1. Der Streuverlust-Wächter braucht einmalig dein Google-Ads-Konto: oben im Werbung-Menü auf „Google Ads verbinden" — nur Lesezugriff, ich ändere nie etwas an deinen Kampagnen.
  2. Danach schaue ich täglich in deine Suchbegriffe und finde die, die Geld kosten, aber keine Anfragen bringen — mit dem Betrag in Euro, damit du entscheiden kannst, ob sich ein Ausschluss lohnt.

Rechnungen & Angebote

Hier schreibst du Rechnungen und Angebote — mit fortlaufenden Nummern, PDF und Versand. Ich habe es dir eingerichtet, weil du gesagt hast, dass du das brauchst. Alles, was du hier anlegst, ist sofort gespeichert.

  1. Rechnungen stehen als eigener Punkt oben in deiner Menü-Pille — deine Software zeigt, was sie kann.
  2. Eine neue Rechnung: Empfänger eintragen, Positionen mit Menge und Preis dazu — alles speichert sofort von selbst, es gibt keinen Speichern-Knopf. Solange sie Entwurf ist, kannst du alles ändern.
  3. Fertig? Dann versenden oder als PDF laden. Ab dem Versand ist die Nummer fest vergeben — so will es das Finanzamt. Zahlt der Kunde, markierst du sie als bezahlt, und ich behalte die offenen im Blick.
  4. Angebote funktionieren genauso — und aus einem angenommenen Angebot mache ich dir mit einem Klick die Rechnung.

Aufgaben & Erinnerungen

Deine Aufgaben mit Wecker: Leg fest, WANN ich dich erinnern soll — per Mail oder direkt hier von mir persönlich, auf die Minute.

  1. Aufgaben stehen als eigener Punkt oben in deiner Menü-Pille. Der Unterschied zu jeder To-do-Liste: Du sagst mir, WANN ich dich erinnern soll.
  2. Beim Anlegen wählst du den Zeitpunkt und den Weg — per Mail oder direkt hier von mir, auf die Minute. Erledigt heißt erledigt: abhaken, Ruhe.

Organizer

Dein Organizer: Termine und fällige Aufgaben in EINER Tagesliste. Und das Beste: Per Kalender-Abo (iCal) erscheinen deine zwelvo-Termine automatisch in Google, Apple oder Outlook — einmal einrichten, immer aktuell.

  1. Der Organizer ist ein Panel mit drei Tabs: Kalender (Monatsraster mit „Nächste Termine"-Spalte), To-dos und Export. Ein Klick auf einen Tag oder den Plus-Knopf öffnet die Termin-Maske — mit Kalender-Wahl, Kunde und Ort.
  2. Leg dir mehrere Kalender mit eigener Farbe an (im Export-Tab): Baustellen, Büro, was du willst. Die Farben siehst du an jedem Termin im Raster — und jeder Kalender hat seinen eigenen Abo-Link.
  3. To-dos sind Gedanken ohne Termin: schnell notiert, und wenn es ernst wird, ziehst du sie einfach auf einen Tag im Raster — daraus wird ein Termin. Wecker gibt es drüben bei den Aufgaben.
  4. Der Export-Tab macht den Sync: Abo-Link kopieren, einmal in Google, Apple oder Outlook einfügen — ab dann erscheinen deine zwelvo-Termine dort von selbst, immer aktuell.

Kunden & Kontakte

Deine Kundenkartei: alle Auftraggeber mit Verlauf, Rechnungen und eigenen Feldern — leg einfach an, was DEINE Firma bei Kunden notiert.

  1. Deine Kunden stehen als eigener Punkt oben in der Menü-Pille — jeder Auftraggeber aus einer Rechnung landet automatisch auch hier.
  2. Die Detailseite ist die Kundenakte: Stammdaten, der komplette Verlauf (Rechnungen, Mails, deine Notizen) und alle Belege an einem Ort. Alles speichert von selbst.
  3. Das Besondere: „Feld hinzufügen". Eure Firma notiert etwas Eigenes bei Kunden — Liefergebiet, Kundennummer, was auch immer? Leg das Feld einmal an, ab dann hat es jeder Kunde.

Controlling

Dein Controlling denkt mit: Es wertet genau die Fähigkeiten aus, die du nutzt — Umsatz und Zahlungsmoral aus den Rechnungen, deine besten Kunden aus der Kartei, offene Stunden aus den Zeiten. Kommt eine Fähigkeit dazu, wächst die Auswertung von selbst mit.

  1. Das Controlling wertet aus, was du wirklich nutzt: Sind Rechnungen aktiv, siehst du Umsatz, Offenes und Zahlungsmoral — sind Zeiten aktiv, deine Stunden und was davon noch nicht abgerechnet ist.
  2. Die Balken sind deine letzten Monate auf einen Blick, die Kennzahlen darüber das Wichtigste in einem Satz: Was kam rein, was steht aus, wer sind deine besten Kunden.
  3. Es gibt nichts einzustellen und nichts zu pflegen — die Zahlen kommen direkt aus deiner Arbeit. Kommt eine neue Fähigkeit dazu, wächst die Auswertung von selbst mit.

KI-Vertriebsstratege

Dein Vertriebsstratege: Auf Knopfdruck lese ich deine ganze Kundenlage — offene Beträge, letzte Kontakte, Wiedervorlagen — und sage dir, wen du HEUTE anrufst und was strategisch dran ist. Mit Begründung, nicht mit Bauchgefühl.

  1. Ein Knopf: „Frag den Strategen". Ich lese dann deine ganze Kundenlage — wer schuldet was, wen hast du lange nicht gesprochen, wo stehen Wiedervorlagen — und denke eine halbe Minute nach.
  2. Danach stehen hier bis zu 5 Anruf-Kandidaten für heute, jeder mit Begründung und Zahlen. Erledigt wandert in den Kundenverlauf, Verworfenes schlage ich nicht wieder vor.
  3. Darunter die Strategie-Karte: Muster über alle Kunden — schlafende Kunden, offenes Geld, Klumpenrisiko. Jeder Lauf kostet ein paar Cent aus deinem KI-Budget, das ich selbst deckle.

Dokumente & Dateien

Dein Dateischrank: Verträge, Fotos, fremde Belege — lade sie direkt in der Kundenakte hoch, dann liegen sie da, wo du sie suchst. Hier siehst du alles auf einen Blick, auch was ich selbst erzeugt habe.

  1. Dateien lädst du am besten direkt in der Kundenakte hoch — Vertrag, Foto, fremder Beleg. Dann liegt alles da, wo du es später suchst: beim Kunden.
  2. Die Übersicht hier zeigt ALLES an einem Ort — auch die PDFs, die ich selbst erzeuge, etwa deine Rechnungen. Filtern nach Art oder Suchen nach Titel reicht zum Wiederfinden.
  3. Jeder Upload landet auch im Verlauf des Kunden — so weißt du später, wann welche Datei dazukam. Und wie immer gilt: Abschalten löscht nie etwas.

Routenplaner

Deine Tagesroute: Wiedervorlagen des Tages werden automatisch zu Stops, weitere Kunden nimmst du per Haken dazu — sortiert nach kürzestem Weg, ein Klick öffnet die Navigation.

  1. Der Routenplaner baut dir die Tagesroute: Alle Wiedervorlagen des Tages mit Adresse werden automatisch zu Stops — sortiert nach kürzestem Weg.
  2. Weitere Kunden nimmst du unten per Haken dazu. Die Adressen übersetze ich selbst in Koordinaten — du musst nichts pflegen, nur die Akte gefüllt halten.
  3. Ein Klick auf „Route öffnen" übergibt alles an deine Karten-App — Reihenfolge inklusive. Losfahren, abarbeiten, in der Akte abhaken.

Wiedervorlage

Dein „Wann melde ich mich wieder?" — setz in jeder Kundenakte ein Datum, und ich erinnere dich am Morgen. Nie wieder ein Kunde, der still einschläft.

  1. Wiedervorlage heißt: Bei diesem Kunden melde ich mich am … wieder. Das Datum setzt du direkt in der Kundenakte — mit einer Notiz, worum es geht.
  2. Am Morgen des Tages erinnere ich dich — per Mail oder direkt hier. Die Liste im Büro-Menü zeigt jederzeit, wer heute dran ist und wer überfällig wurde.
  3. Erledigt heißt nicht vorbei: Nach dem Anruf setzt du einfach die nächste Wiedervorlage. So schläft kein Kunde still ein.

OnePager

Dein OnePager: eine schöne Mini-Webseite unter deinem Wunschnamen auf zwelvo.de — Texte tippst du selbst oder ich schlage sie dir vor, deine Farben bringt sie schon mit. Veröffentlichen ist ein Klick.

  1. Dein OnePager lebt unter deinem Wunschnamen: name.zwelvo.de — den Namen wählst du oben, einmalig und nur für dich.
  2. Überschrift, drei Abschnitte, Kontakt — mehr braucht eine gute Mini-Webseite nicht. Tippen oder „zwelvo, schlag vor" drücken; deine Betriebs-Farben sind schon drin.
  3. Veröffentlichen ist ein Schalter. Dein Impressum steht automatisch im Fuß — Pflicht und Schutz zugleich. Offline nehmen geht jederzeit genauso schnell.

Arbeitszeiten

Hier landen deine Arbeitszeiten: Datum, Dauer, für wen — mehr brauchst du nicht einzutippen. Und das Beste: Offene Stunden rechne ich dir mit einem Klick als Rechnungs-Entwurf ab, keine Minute geht verloren.

  1. Zeiten erfasst du oben in einer Zeile: Datum, Dauer, was du gemacht hast — Kunde und Stundensatz sind optional, aber Gold wert fürs Abrechnen.
  2. Offene Zeiten sammeln sich je Kunde, mit sichtbarer Summe. Nichts verjährt still — du siehst immer, was noch nicht abgerechnet ist.
  3. Der Knopf „Abrechnen" packt alle offenen Zeiten eines Kunden in einen Rechnungs-Entwurf — Positionen, Stunden, Beträge fertig ausgefüllt. Festschreiben tust du.

Anfragen & Leads

Hier landen die Anfragen von deiner Mini-Webseite: Jeder, der dir dort schreibt, wird automatisch eine Kundenakte mit Verlauf — und ich lege dir eine Aufgabe an, damit keine Anfrage liegen bleibt. Antworten musst nur noch du.

  1. Das Formular wohnt auf deiner Mini-Webseite — Besucher schreiben dir dort direkt. Aktiv ist es automatisch, sobald dieses Modul läuft.
  2. Jede Anfrage wird sofort eine Kundenakte mit Verlauf (nie doppelt — ich erkenne Wiederkehrer an der E-Mail) und eine Aufgabe „Anfrage beantworten", fällig noch am selben Tag.
  3. Du bekommst zusätzlich eine E-Mail von mir. Antworten schreibst du selbst — aus deinem Postfach, mit deiner Handschrift.

Online-Terminbuchung

Deine Online-Terminbuchung: Du legst fest, wann du Zeit hast — deine Kunden suchen sich auf deiner Mini-Webseite selbst ein freies Fenster aus. Jede Buchung wird Kundenakte plus Termin im Kalender, beide Seiten bekommen eine Bestätigung.

  1. Leg oben fest, wann du buchbar bist: Wochentage, Uhrzeiten, Termindauer — alles speichert von selbst.
  2. Deine Kunden buchen auf deiner Mini-Webseite unter /termin. Belegte Fenster verschwinden automatisch — auch Termine aus deinem Organizer blockieren.
  3. Jede Buchung wird Kundenakte plus Kalender-Termin, beide Seiten bekommen sofort eine Bestätigungs-Mail. Per Kalender-Abo steht sie auch in Google, Apple oder Outlook.

Belege & Ausgaben

Dein Belege-Ordner ohne Ordner: Foto oder Datei hochladen, ich lese Betrag, Datum und Lieferant heraus und sortiere die Ausgabe in ihre Kategorie. Am Monatsende holst du dir den fertigen Export für den Steuerberater — ein Klick.

  1. Beleg fotografieren oder als Datei ablegen — mehr ist es nicht. Bei Fotos lese ich Betrag, Datum, Lieferant und Kategorie gleich mit heraus.
  2. Alles bleibt editierbar: Du bist der Redakteur, ich fülle nur vor. Der Lieferant wandert dabei sauber in deine Kundenkartei — nie doppelt.
  3. Am Monatsende: „Export für den Steuerberater" — eine Datei mit Netto, Steuer und Brutto je Beleg. Blättern kannst du mit den Pfeilen oben.

Banking & Konten

Dein Konto-Wächter: Einmal das Geschäftskonto verbinden (nur Lesezugriff — ich kann nie Geld bewegen), dann siehst du Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick und ich verbuche Zahlungseingänge automatisch auf deine offenen Rechnungen.

  1. Verbinde einmal dein Geschäftskonto: Du wählst deine Bank, meldest dich DORT an und gibst Lesezugriff frei — deine Zugangsdaten sieht zwelvo nie, Geld bewegen kann ich nie.
  2. Danach siehst du Einnahmen und Ausgaben der letzten Monate auf einen Blick — und jeden Umsatz mit Datum, Absender und Verwendungszweck.
  3. Das Beste: Kommt Geld an, das zu einer offenen Rechnung passt (Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder exakter Betrag vom richtigen Kunden), verbuche ich sie automatisch als bezahlt — mit Notiz an der Rechnung.

PageSpeed & Web Vitals

Dein Ladezeit-Wächter: Ich messe deine Website täglich mit Googles eigenem Maßstab (Lighthouse) — Tempo, SEO, Barrierefreiheit, Best Practices. Wird die Seite zu langsam, sage ich dir Bescheid, bevor es Kunden kostet.

  1. Ich messe deine Website täglich mit Googles eigenem Maßstab (Lighthouse, mobil): Tempo, SEO, Barrierefreiheit und Best Practices — jeweils 0 bis 100.
  2. Grün ab 90, orange ab 50, darunter rot. Fällt das Tempo unter 50, bekommst du einen Befund mit den größten Hebeln — meist zu große Bilder oder langsames Hosting.
  3. Der Verlauf zeigt dir, ob Änderungen wirken. „Jetzt neu messen" holt jederzeit frische Werte — die Messung dauert etwa eine Minute.

Google-Unternehmensprofil

Dein Schaufenster-Wächter: Ich schaue täglich auf dein Google-Unternehmensprofil — Öffnungszeiten, Fotos, Website-Link, Bewertungen. Fehlt dort etwas, sage ich es dir, bevor es Kunden kostet: Genau dort entscheiden sie, ob sie anrufen.

  1. Verknüpfe einmal dein Google-Unternehmensprofil: Betrieb suchen wie ein Kunde es täte (Name + Ort), „Das ist meins" klicken — fertig.
  2. Danach prüfe ich täglich, was Kunden bei Google sehen: Öffnungszeiten, Fotos, Website-Link, Telefonnummer, Bewertungen — als klare Checkliste mit Haken und Lücken.
  3. Fehlt etwas, melde ich mich mit einem Befund. Die Lücken schließt du direkt auf business.google.com — ich prüfe automatisch nach.

SEO & Rankings

SEO & Rankings lerne ich gerade noch — sobald ich es kann, sage ich dir Bescheid.

  1. SEO & Rankings lerne ich gerade noch — sobald ich es kann, sage ich dir von selbst Bescheid.

Frage nicht dabei? Schreib uns — oder frag zwelvo direkt in der Software, er kennt jeden Bereich.

Häufige Fragen

Ich finde eine Funktion nicht — was tun?

Frag zwelvo direkt in der Software — er kennt jeden Bereich und bringt dich per Klick-Knopf hin. Oder nutze das Zahnrad oben rechts: Dort wohnen alle Einstellungen.

Wie bekomme ich eine Fähigkeit, die hier nicht steht?

Wünsch sie dir einfach — direkt im Gespräch mit zwelvo. Jeder Wunsch wird geprüft und gebaut; diese Seite wächst automatisch mit.

Gibt es persönlichen Support?

Ja — über die Kontakt-Seite erreichst du echte Menschen, werktags meist noch am selben Tag.